邮件归档

邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理。

• 在企业内部管理方面，邮件归档是实现同步邮件备份，通过把邮件数据存储到独立的存储硬件上，可以对邮件数据进行更安全的管理。当需要查询历史邮件时，可以快速地获得所需邮件，从而达到邮件管理的目的，也可实现灾难恢复。
• 在外部监管需求方面，数据安全存档要求已经逐渐立法。随着使用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，美国和欧洲一些国家相继制订了一系列法规。美国和欧洲的众多政府法规，例如《Sarbanes_Oxley_Act_of_2002》法案已经明确提出公司内电子邮件的电子法律和法规遵从方面的规定，要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能给企业带来风险。

无论是从内部还是外部环境看，建立邮件归档系统，都是企业信息化管理的重要组成，越来越多的企业已经开始使用。

TurboMail邮件服务器搭建完毕，管理员在系统管理后台启动邮件归档后，所有进出邮件（垃圾与病毒邮件除外）都会被同步压缩备份到归档文件中，即使用户执行彻底删除，也不影响邮件在归档文件中的存储，仍能轻松检索调出，邮件归档功能就像是一个持续运作的复印机，来往所有邮件全部被复印留底。更重要的是，拓波软件将邮件归档模块集成进TurboMail邮件系统里，不仅节省了企业成本，减轻服务器压力，还避免系统管理员同时维护两个系统的负担，极大的解放了企业的人力物力与财力。同时，图形化的纯web管理模式也为企业减少了聘请专业IT维护人员的人工成本。

• 遵从Sarbanes-Oxley法案，美国证监会SEC及其他的相关规定，满足法律上对电子文档的访问、保存以及诉讼证据搜索的要求。
• 支持管理员授权特定用户快速搜索并查看归档邮件的权限，支持为普通邮箱用户开通查看自己的归档邮件的权限。
• 支持模糊搜索。
• 支持智能搜索，可以通过发件账号、收件账号、主题、发件人、收件人、内容、附件名、日期、归档类型等子条件，快速全文搜索到自己所需的目标邮件。
• 同步备份归档邮件，相同一文件只归档一份，可达到75%的压缩比例，节约存储空间。

智能搜索：通过各种条件的关键字进行快速查找，从而更精确查找目标邮件。如下图页面：

为了实现个人查看归档服务的权限分配，TurboMailV4.3.0及以上版本提供普通用户查看个人归档邮件功能，配置与使用方法如下：

• 允许查看邮件归档：是否允许该用户查看系统所有的归档邮件，此功能需要慎重启用。
• 只允许查看本人归档：只允许该用户查看个人所有归档邮件。

一旦管理员开启了用户的归档查看功能，用户在登陆自己的邮箱后，左侧邮件服务栏会出现“邮件归档”这个功能选项，可查看过去的历史邮件，并对有需要的邮件执行恢复操作。