退信的发件人一般是Mail Administrator（系统管理员），信件的主题一般是Returned Mail之类的句子。退信的上端标明了退信的原因：Invalid User、Connection time out ......等。退信的中部内容是信件往来发生的时间、用户名等具体信息。没有正常发送的信件一般都是将附在最后，便于你及时采取相应的补救措施。
| 退信主题 | 退信示例 | 原因与解决方法 |
| 邮件地址错误 | ★ 550 ★ 550 Requested action not taken:mailbox unavailable ★ 550.5.1.1 ★ Sorry, no mailbox here by that name ★ 550 Invalid recipient ★ xxx@xxx.xxx.xx.xx(user not found) |
1） 检查收信人的邮件地址是否有误； 2） 如果邮件地址是正确的，那可能对方的这个电子邮件信箱已经不再使用了。 为了确定，可再重发一次以防是由于对方邮箱的收件服务器的技术故障而导致的退信。 |
| 邮箱空间不够 | ★552 Message size exceeds fixed maximum message size(5000000) ★552 Message size exceeds maximum message size ★552 Message size exceeds fixed maximum message size:5242880 bytes |
指对方邮箱作了限制，剩余空间不够大，你发出的信件超过了它的容量限制，对方只好把它退回来。解决方法是将信件“减肥”，比如将附件压缩、删除不必要的内容，也可以等对方将邮箱清理后你再发邮件。 |
| 邮箱空间已满 | ★User is over the quota ★552 ★550 ★552 Requested mail action aborted: storage allocation |
这种情况你只有等一两天或者通知你的朋友删除（或从服务器取走）旧信，然后再次发送邮件。 |
| 邮箱设置有误 | ★554 Too many hops 27 (25 max): from user@>mail.com.cn via mail. firstdomain.com, to sameuser@mail.com.cn【假设您的域名是mail.com.cn】 |
说明你蹦跳太多了，这是因为你发出的信抵达对方的A邮箱后，由于A邮箱设置了自动转发至B邮箱，而B邮箱又设置了自动转发回A邮箱。因此，你的信就在A邮箱和B邮箱之间没完没了地做旅行，时间一长，收发信服务器也不堪其扰，只好把信退回给你。 |
| 发信服务器故障 | ★554 |
由于你的发信服务器有了问题，它拒绝为你将信发送到这个地址。不过这种问题出现的机率较小。 |
| 中国GFW长城网关过滤 | ★(host alt1.gmail-smtp-in.l.google.com[64.233.167.114] ★said: 551 User not local; please try ★lost connection with mx21.Forever21.com[65.125.176.131] while sending MAIL FROM ★以及邮件内容被替换为：AAAAZZZZZAAAAZZZZAAAZZZZ |
这种退信是发往国外（包括港澳台）的邮件，在GFW（防火长城，也称“中国防火墙”或“中国国家防火墙”)对互联网内容进行自动审查和过滤监控时被弹回产生的,这种情况只有当发送邮件到国外（包括港澳台）的时候会发生,发往国内的EMAIL不会发生此类问题。 解决办法: 必须在物理上建立海外服务器的方式，并且在海外服务器和国内之间的传输上，采取加密措施，从而规避国际出口问题。如果无物理上的海外服务器，或者是没有有效加密邮件传输技术的，从根本上，都无法解决海外邮件传输问题。目前,国内邮箱服务商中,海外服务器和加密技术比较成熟的企业邮箱。 |
